Gastinternet aanbieden ingewikkeld? Niet met Publicroam

Martin Haaksema is ICT-adviseur bij de gemeentelijke BAR-organisatie: een ambtelijke samenwerking tussen de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk. Tijdens een werkoverleg met een bibliotheekmedewerker komt de dienst van publicroam ter sprake.

‘De bibliotheek oriënteerde zich op het aanbieden van veilig gastinternet. Voor mij was dat gesprek een directe aanleiding om me te verdiepen in het aanbod van publicroam.’

Waarom heeft de BAR-organisatie voor publicroam gekozen?

‘Het vorige model waar we mee werkten om veilig publiek internet te kunnen aanbieden, was erg arbeidsintensief. Iedere dag moesten we een nieuwe code genereren. Die werd uitgeprint, door de bodes verdeeld en op verschillende plekken opgehangen.

Ook hoorde er een complete administratie bij voor onze vaste gasten, zo’n 1500 mensen, die allemaal hun eigen codes hadden en daar regelmatig met de helpdesk over belden. Daar wilden we vanaf. Ons publieke internet moest:

• Simpeler
• Efficiënter
• Overzichtelijker

Ik was al bekend met Publicroam omdat andere gemeentes ermee werken. En collega’s vertelden weleens dat ze direct online waren als ze bij een buurgemeente op bezoek gingen. Dat is natuurlijk een deel van de kracht van Publicroam!’

Gebruikers maken eenmalig een Publicroam account aan. Zij gaan daarna automatisch – via een veilige verbinding – online bij deelnemende organisaties. Het gebruik is gratis.

Had je vooraf twijfels over publicroam?

‘Ik heb meerdere opties naast elkaar gelegd en heb even overwogen of we voor Govroam moesten kiezen. In onze situatie bleek dat echter geen goede oplossing: daarmee zouden we alleen de directe collega’s helpen, maar niet onze bezoekers.

Het aanbod van publicroam paste perfect in de vraagstelling die we hadden. We wilden onze bezoekers en collega’s ontzorgen en gastinternet op een uniforme manier aanbieden. Technisch gezien was de oplossing van publicroam me helder. En dankzij de documentatie kon ik me een goed beeld vormen van wat zij doen en van wat ik zelf moest regelen. De keuze was uiteindelijk snel gemaakt.’

In de rustige zomermaanden hebben we het open netwerk weggehaald. Dit was voor onze frontoffice een piekmoment, want veel bezoekers hadden vragen over de nieuwe wifi.

Publicroam had ons voorzien van informatiemateriaal om mensen te helpen met het aanmaken van het account. Een grote groep had hier voldoende aan, maar een enkeling had wat meer begeleiding nodig.’

Hoe was je ervaring – vanaf het eerste contactmoment tot en met de ingebruikname?

‘Dat was heel positief. De mensen van publicroam staan achter hun boodschap. Wat ze uitdragen is wat ze leveren: en dat is een duidelijke dienst, waardoor implementatie snel concreet kan worden.

Een punt van aandacht was in ons geval de waarborg dat persoonsgegevens veilig worden verwerkt. Een sluitende verwerkingsovereenkomst was daarom erg belangrijk. Publicroam begreep dit en zette zich, samen met onze juristen, voluit in om dit te regelen.’

Hoe ging de implementatie?

‘De technische implementatie was vrij eenvoudig. De techniek waar publicroam mee werkt is namelijk compleet uitgekristalliseerd. We zijn bij elkaar misschien twee dagen bezig geweest om te bouwen en te testen.

We hebben wel veel tijd gestoken in de communicatie. Er stond een verandering voor ruim 1400 medewerkers op stapel. Om hen goed op de hoogte te brengen en mee te krijgen, hebben we stapsgewijs en duidelijk uitgelegd wat we gingen doen en waarom. Ook gaven we uitleg over de ingebruikname van publicroam. Daarbij hebben we dankbaar gebruik gemaakt van de materialen die publicroam aanlevert.’

Hoe is het gebruiksgemak voor de (eind)gebruikers?

‘Wij hebben met de implementatie gewacht totdat de publicroam-app voor zowel Android als iOS beschikbaar was. Daarna was het heel eenvoudig.

De app is zo gebruiksvriendelijk dat iedereen ermee uit de voeten kan: je beantwoordt de vier vragen en je bent klaar.

Mede dankzij de app hebben we bijna geen meldingen en storingen gehad. Dat is het succes van deze operatie.
Onze laatste cijfers? Op meer dan 2000 unieke gebruikers hebben we bij elkaar slechts 20 meldingen gehad. Dat gebeurt niet vaak, dus ik kijk absoluut terug op een positieve ervaring!’

Aan wie zou je het gebruik van publicroam aanbevelen?

‘Eigenlijk zegt de naam het al, hè? Aan alle publiek toegankelijke locaties. Soms ben ik ergens te gast waar ik publicroam verwacht, bijvoorbeeld bij een waterschap of collega-gemeente. Als het er dan niet is, vraag ik me af waarom ze niet voor publicroam hebben gekozen. Ik denk dat het voor iedereen toepasbaar is en zie niet in waarom je er geen gebruik van zou maken.’